Haces la traducción, te la envía el traductor jurado con su sello, la escaneas y la mandas por correo. Listo, ¿no? Pues… depende. Porque en el mundo de la traducción jurada, hay una diferencia abismal entre lo que parece válido y lo que de verdad lo es. Sobre todo, cuando hablamos de formatos: ¿sirve un escaneado? ¿Es legal entregar solo el PDF? ¿Y si el trámite es online?
Spoiler: el formato sí importa, y mucho más de lo que imaginas. Y un simple escaneado, por muy claro que esté, puede dejar tu trámite en el aire si no cumple con lo que exige la administración.
Aquí te explicamos cuándo se puede presentar una traducción jurada escaneada, qué requisitos debe cumplir para ser legal y qué errores (muy comunes) conviene evitar.
Lo que vas a sacar en claro tras leer este artículo
Esto no es una explicación técnica. Es una guía práctica, pensada para gente que está a punto de presentar un documento traducido en alguna administración y no quiere que se lo tiren atrás por un “formato no válido”.
Vamos a hablar de verdad sobre:
- Qué diferencia hay entre una traducción escaneada, una firmada digitalmente y una entregada en papel.
- Cuándo se acepta el formato digital y cuándo te van a pedir la copia física.
- Qué hacen en la práctica universidades, registros, consulados y notarías.
- Cómo actuar si estás en el extranjero o si te corre prisa.
- Qué pide el traductor, qué te pide la administración, y cómo mediar entre los dos sin volverte loco.
Todo con ejemplos reales y con la experiencia de quienes traducen y entregan documentos oficiales todos los días.
Lo que cuenta no es solo el contenido: es el formato
El papel con sello húmedo: el clásico que sigue mandando (en muchos sitios)
Durante años, la traducción jurada se entendía así: papel, firma a bolígrafo y un sello físico. Y aunque todo evoluciona, este formato sigue siendo el preferido por muchos organismos públicos. Especialmente en trámites donde el documento va al archivo o a la ventanilla.
Dónde lo piden sí o sí en papel:
- Registro Civil
- Notarías
- Juzgados
- Embajadas (en algunos países)
Si te estás preguntando si te van a aceptar un PDF… la respuesta aquí es no. Ni escaneado ni firmado. Quieren el original. Físico.
El PDF firmado digitalmente: sí, pero no en todas partes
Desde 2020, muchos traductores jurados trabajan con firma electrónica cualificada. Es decir, pueden firmar un PDF con la misma validez legal que una firma en papel. Este formato está ganando mucho terreno. Y en muchos trámites online se acepta sin problema.
Dónde suelen aceptarlo:
- Universidades
- Administración autonómica
- Solicitudes de visado electrónico
- Homologaciones académicas
Eso sí: no vale cualquier firma. Debe ser una firma reconocida legalmente (FNMT, Camerfirma, etc.), no una imagen pegada en el PDF.
El escaneado “de andar por casa”: útil para avanzar, pero no para cerrar
Tener una traducción jurada escaneada sirve para ir adelantando trámites. Para enviar una copia a alguien o para tener un respaldo. Pero por sí sola no tiene valor legal.
No la uses como documento definitivo si:
- No hay firma digital certificada
- El organismo no ha dicho expresamente que lo admite
- No viene directamente del traductor jurado
Casos reales: cuándo vale el escaneado, cuándo necesitas el original
Trámite digital ante una universidad
Te piden que subas la traducción de tu expediente. Puedes entregar el PDF firmado electrónicamente por el traductor. Vale perfectamente. El escaneado simple, no.
Registro Civil para una boda o nacionalidad
Aquí piden sí o sí el papel. Con sello y firma física. Un escaneado ni lo miran.
Solicitud online de una beca internacional
Si la plataforma admite documentos PDF y el traductor ha firmado digitalmente, no necesitas el original en papel.
Presentación ante una notaría
Te van a pedir que entregues la traducción en papel, con todos sus sellos físicos. Porque debe ir archivada con valor legal.
Cómo presentar tu traducción jurada sin liarla con el formato
Si te entregan en papel:
- Verifica que tenga firma original y sello húmedo
- No saques tú las copias: entrega el original o pide más copias al traductor
- No escanees y envíes como si fuera oficial: no vale
Si te entregan en PDF firmado digitalmente:
- Comprueba que el archivo incluye la firma válida y verificada
- No lo modifiques ni recortes páginas
- Envíalo tal cual te lo da el traductor, idealmente desde su correo
Si solo tienes el escaneado:
- Úsalo para revisar o compartir, pero no como documento legal final
- Aclara al organismo si sirve esa versión antes de presentarla
- Si no lo aceptan, pide la copia correcta a tiempo
¿Y si estás en el extranjero o vas con el tiempo justo?
Traducción jurada con firma digital: tu mejor aliada
En iTrad Traducciones Juradas, podemos entregar traducciones firmadas digitalmente con plena validez legal. Perfecto si estás fuera de España o si necesitas mover documentos rápido.
Confirma el formato aceptado antes de enviar nada
Cada organismo tiene sus normas. No te fíes de foros ni de lo que te dijo un amigo. Consulta por escrito si aceptan PDF con firma digital o si exigen el original.
Si hace falta papel, planifica envío con margen
En iTrad también gestionamos envíos urgentes, nacionales e internacionales. Pero incluso con mensajería exprés, conviene tener uno o dos días de colchón.
Preguntas frecuentes sobre traducción jurada escaneada y formatos aceptados
¿Puedo imprimir yo el PDF que me envía el traductor y entregarlo como original?
No. Solo el archivo original firmado digitalmente o el documento físico firmado vale como oficial.
¿Y si entrego el escaneado y luego llevo el original?
A veces te lo permiten. Pero otras no. Consulta siempre antes.
¿Puedo pedir que me la manden escaneada y luego en papel?
A veces. Pero asegúrate de aclararlo con el traductor desde el principio, porque no todos lo hacen.
¿Todos los traductores jurados pueden hacer entregas digitales válidas?
No. Solo quienes tengan firma electrónica reconocida. Pregúntalo antes de encargar.
¿Sirve la misma traducción para distintos trámites?
Sí, siempre que el documento original sea el mismo y el formato sea el requerido por cada organismo.
El sello importa, pero el formato lo cambia todo
Una traducción jurada no es solo un documento bien traducido. Es un documento con peso legal, y como tal, debe presentarse en el formato que cada organismo exige. A veces el papel sigue siendo rey. Otras, el PDF con firma digital se impone. Pero el escaneado sin más… casi nunca es suficiente.
Por eso, en iTrad Traducciones Juradas, además de traducir, te ayudamos a entregar bien. Que no es lo mismo. Porque de nada sirve tener la mejor traducción del mundo, si al final te la devuelven por no estar en el formato correcto.
¿Tienes dudas sobre si tu documento puede ir escaneado, en PDF o si necesitas el original en papel? Escríbenos. Te lo aclaramos sin letra pequeña. Para que tu traducción valga… y cuente donde debe contar.
